Anleitung - Ausschreibungen
Erstellen
Nach dem Login besuche https://marketplace.cyberphinix.de/tools/tender-manager. Klicke auf das Plus-Symbol, um das Ausschreibungsformular zu öffnen, in das du deine Angaben eintragen kannst. Achte darauf, dass du alle Pflichtfelder ausfüllst, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
Bitte beachte, dass alle im Formular eingetragenen Anforderungen für Anbieter sichtbar sind. Diese müssen angeben, ob sie die jeweiligen Kriterien erfüllen. Bei der Überprüfung der Angebote kannst du sehen, welche Anbieter deine Anforderungen erfüllen und welche nicht. Diese Funktion soll dir klare Entscheidungshilfen bieten, damit du Angebote basierend auf deren Qualität bewerten kannst.
Aktualisieren
Um eine Ausschreibung zu aktualisieren, klicke auf das Stift-Symbol in der oberen rechten Ecke der Ausschreibungs-Karte. Du wirst daraufhin zum Ausschreibungsformular weitergeleitet, in dem die vorhandenen Informationen bereits ausgefüllt sind, sodass du sie bequem bearbeiten kannst.
Bitte beachte, dass Ausschreibungen nur aktualisiert werden können, solange sie sich im Entwurfsmodus befinden, also noch nicht an Anbieter veröffentlicht wurden. Sobald eine Ausschreibung veröffentlicht wurde, ist eine Bearbeitung nicht mehr möglich, da die Anbieter ihre Angebote auf Basis der ursprünglichen Beschreibung und Anforderungen erstellen.
Löschen / Abbrechen
Um eine Ausschreibung zu löschen, klicke auf das Papierkorb-Symbol. Diese Option ist nur verfügbar, solange sich die Ausschreibung im Entwurfsmodus befindet.
Die gleichen Regeln wie beim Aktualisieren einer Ausschreibung gelten auch hier: Eine Löschung ist nur im Entwurfsmodus möglich. Sobald eine Ausschreibung an Anbieter veröffentlicht wurde, kann sie nicht mehr gelöscht werden. Stattdessen musst du bis zum festgelegten Ablaufdatum warten. Wenn bis dahin kein passendes Angebot gefunden wurde, kannst du die Ausschreibung abbrechen.
Bitte nutze diese Option jedoch mit Bedacht. Unser System verfolgt deine Ausschreibungserfolgsquote, die für Anbieter sichtbar ist. Häufige Abbrüche können deine Erfolgsquote senken und somit deine Glaubwürdigkeit beeinträchtigen. Eine niedrige Erfolgsquote könnte dazu führen, dass Anbieter weniger bereit sind, auf deine Ausschreibungen zu reagieren. Lasst uns gemeinsam für ein faires und vertrauensvolles Marktplatzerlebnis sorgen.
Angebote anzeigen
Mit dieser Funktion kannst du mühelos Angebote von Anbietern mit nur einem Klick einholen. Während der Ausschreibungsphase werden zunächst nur die Namen der Anbieter angezeigt, die ein Angebot eingereicht haben; weitere Details bleiben in dieser Phase verborgen.
Nach Abschluss der Ausschreibungsphase werden alle Angebotsdetails sichtbar. Dazu gehören Preise, angebotene Leistungen, die Erfüllung deiner Anforderungen, zusätzliche Informationen sowie die Kontaktdaten des Anbieters. Der Grund für dieses Vorgehen wird im nächsten Schritt erläutert, der sich mit dem Prozess der Angebotsannahme beschäftigt.
Angebot abgeben (Nur für Anbieter)
Wir bieten zwei Arten von Benachrichtigungs-E-Mails an:
Neues öffentliches Ausschreibungsangebot veröffentlicht: Du wirst benachrichtigt, wenn ein neues öffentliches Ausschreibungsangebot eingestellt wird. Diese Benachrichtigung erhalten alle Anbieter.
Einladung zu einem privaten Ausschreibungsangebot: Diese Benachrichtigung erhältst du, wenn du eingeladen wirst, ein Angebot für ein privates Ausschreibungsangebot einzureichen.
Zugriff auf Ausschreibungsangebote
Melde dich im Marktplatz an und besuche https://marketplace.cyberphinix.de/tenders. Dort findest du alle aktuell verfügbaren öffentlichen und privaten Ausschreibungsangebote. Private Ausschreibungsangebote sind nur sichtbar, wenn du dazu eingeladen wurdest.
Ausschreibungsangebot prüfen und Angebot abgeben
Öffne ein Ausschreibungsangebot und prüfe, ob es zu deinen Dienstleistungen passt und ob du ein Angebot einreichen möchtest. Wenn dich ein Ausschreibungsangebot interessiert, klicke unten auf der Seite auf den Button “Angebot einreichen”.
Du wirst zu einem Formular weitergeleitet, in dem du alle Angebotsdetails eintragen kannst. Dazu gehören:
die angebotenen Dienstleistungen,
der Projektzeitraum und
der Netto-Preis.
Du kannst beliebig viele Dienstleistungen hinzufügen. Zudem musst du angeben, ob du die Anforderungen des Ausschreibungsangebot-Erstellers erfüllst. Falls du eine Anforderung nicht erfüllst, kannst du im Kommentarfeld eine Begründung angeben, warum dein Angebot dennoch passend ist.
Zusätzliche Informationen
Füge einen Link zu deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hinzu, damit der Ausschreibungsangebot-Ersteller über deine Erwartungen informiert ist. Falls du keine separate AGB-Seite hast, kannst du diese Informationen direkt im Editor unterhalb des Linkfelds eingeben. Der Editor ermöglicht es dir auch, weitere relevante Details hinzuzufügen.
Abschluss des Prozesses
Am Ende hast du zwei Optionen:
Als Entwurf speichern: Wenn du dein Angebot noch nicht sofort einreichen möchtest, kannst du es als Entwurf speichern. Vergiss nicht, den Entwurf später durch Klick auf das Senden-Symbol einzureichen.
Direkt einreichen: Wenn dein Angebot fertig ist, klicke auf den Einreichen-Button.
Überprüfe vor dem Speichern oder Einreichen alle Details sorgfältig, um sicherzustellen, dass dein Angebot vollständig und korrekt ist.
Angebot akzeptieren
Der Prozess zur Angebotsannahme ist mehrstufig aufgebaut, um Klarheit zu schaffen und eine präzise Abstimmung sicherzustellen. Hier ist der Ablauf:
Schritt 1: Überprüfen und Klären
Beim Überprüfen eines Angebots hast du zwei Optionen:
Direktes Verständnis: Wenn du das Angebot vollständig verstehst und keine Fragen hast, kannst du direkt fortfahren.
Klärung erforderlich: Bei komplexeren Projekten kannst du den Anbieter kontaktieren, um alle Details persönlich zu besprechen und zu klären. Die Kontaktdaten des Anbieters findest du, indem du auf das Augensymbol links neben dem Angebot klickst.
In beiden Fällen musst du bestätigen, ob du mit Option 1 oder Option 2 fortfahren möchtest. Diese Bestätigung wird über die Plattform nachverfolgt, und das Bestätigungssymbol ändert sich in ein Häkchen, sobald die Klärungsphase abgeschlossen ist. Nur nach dieser Bestätigung kannst du ein Angebot annehmen.
Schritt 2: Angebot annehmen
Wenn du ein Angebot annimmst, passiert Folgendes:
Der ausgewählte Anbieter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Alle anderen Anbieter werden informiert, dass ihre Angebote nicht ausgewählt wurden.
Der ausgewählte Anbieter muss bestätigen, dass er das Projekt wie angeboten ausführen kann. Falls der Anbieter ablehnt, erhältst du eine E-Mail-Benachrichtigung und die Liste der Angebote wird erneut für dich geöffnet, damit du eine andere Option wählen kannst.
Schritt 3: Abschluss der Vereinbarung
Sobald der Anbieter das Projekt angenommen hat, ist der Prozess abgeschlossen. Du hast erfolgreich einen Anbieter gefunden, der das Projekt ausführt. Zu diesem Zeitpunkt können sowohl du als auch der Anbieter das finalisierte Angebot als PDF für eure Unterlagen herunterladen.
Alle weiteren Absprachen oder Details müssen außerhalb der Plattform geregelt werden.
Zukünftige Verbesserungen
Wir arbeiten aktiv daran, den Prozess nach der Angebotsannahme weiter zu digitalisieren, um die Zusammenarbeit noch weiter zu vereinfachen. Bleib gespannt auf kommende Updates!
